Coopération et partage autour des pratiques collaboratives

Forum Ouvert : une présentation du comment faire

Une présentation du Forum Ouvert, reprise de Démocratie participative, guide des outils pour agir (.pdf 48 pages) Etat des lieux et analyses, une publication de la Fondation Nicolas Hulot, sous licence CC by sa nc, juin 2013,, fiche n°8

1 Définition

Le forum ouvert ou open space a été imaginé aux États-Unis dans les années 80 par Harrison Owen, consultant théoricien et praticien de la culture des organisations visant une transformation.

Le forum ouvert, tout comme le World Café (cf.fiche n°12), est né du constat qu’au cours d’une réunion les échanges les plus intéressants entre les participants ont lieu lors de la pause café. Ainsi, cette méthodologie a pour objectif de reproduire les
échanges informels de la pause café.

Le forum ouvert est conçu comme un processus permettant à des groupes de se réunir afin de créer une dynamique de réflexion profonde sur des questions simples ou complexes. Le forum ouvert permet de faire travailler ensemble un grand nombre
de personnes, d’une dizaine à plusieurs centaines, autour d’un thème commun tout en laissant une grande liberté aux participants. Cette méthodologie est basée sur l’auto-organisation, la créativité et la liberté d’expression, l’objectif est de créer un
climat favorisant l’initiative et l’apprentissage. En apparence, le forum ouvert est une méthodologie qui paraît désorganisée et spontanée dont les résultats sont imprévisibles, pourtant les règles sont nombreuses et l’encadrement est primordial.

Cette méthode a été largement développée dans le reste du monde : 125 pays ont recours aux forums ouverts.

2 Mise en Oeuvre

PRÉPARATION

Rôles

  • Mise en place d’un comité d’organisation : définit la thématique du forum ouvert et organise la journée avec le facilitateur. Seule la thématique est déterminée, l’ordre du jour et le contenu des ateliers seront définis par les participants eux-mêmes.

Néanmoins, dans la phase de préparation une grande place doit être accordée à la logistique : la méthodologie de forum ouvert s’organise autour de plusieurs espaces distincts (en plénière, en groupes pour les discussions, mais des espaces avec ordinateurs pour la saisie des comptes-rendus doivent également être préparés).

Cinq types d’espaces sont nécessaires à l’organisation du forum ouvert :

  • 1. le grand cercle pour les séances plénières où se retrouvent tous les participants,
  • 2. les petits cercles pour les séances en ateliers,
  • 3. la place du marché,
  • 4. le grand journal,
  • 5. la salle des nouvelles.
  • Un animateur (ou facilitateur) est présent lors du forum pour énoncer les principes de la procédure. Par exemple, « les personnes qui sont là sont les bonnes » : ce sont celles qui se sont mobilisées de façon volontaire qui feront avancer les choses, se montrant aptes et prêtes à discuter ouvertement. Les animateurs se doivent de rester assez effacés tout au long du forum : sans aucunement avoir un rôle directif, ils doivent être disponibles pour aider et rassurer les participants. Selon Harrison Owen,« le meilleur facilitateur est celui qui sait se faire oublier ».

Très peu de rôles sont nécessaires pour cet outil car il est basé sur l’auto-organisation qui nécessite trois ingrédients pour sa réussite :

  • un thème défini,
  • un groupe de participants motivés par la thématique,
  • un espace défini et un temps.

Les participants ont pour seule information en arrivant au forum ouvert ces trois éléments.

DÉROULEMENT

1. Phase d’émergence : séance plénière et place du marché

  • Tous les participants se regroupent en session plénière (réunis en grand cercle). Au cours de cette première session, ce sont les participants qui vont définir eux-mêmes l’ordre du jour autour du thème défini par les organisateurs, en effet il n’y a pas d’ordre du jour pré-établi.
  • Les participants énoncent et affichent au mur, la place des marchés, les questions qu’ils souhaitent traiter au cours du forum ouvert ou qui leur semblent importantes. Chaque question soulevée par les participants est soumise à discussion.
  • Une vingtaine de questions ou de propositions de sujets sont récoltées durant cette séance et réparties en ateliers.
  • Chaque participant qui souhaite inscrire un sujet sur la place des marchés se rend au milieu du cercle où sont disposés papier et stylos, il formule sa proposition de sujet en quelques mots et l’explique ensuite à tout le groupe pour enfin aller l’afficher au mur.

2.Choix de sujets

Les participants se rendent à la place du marché pour choisir librement les ateliers auxquels ils souhaitent participer : répartition en groupes de travail, définition des timings…

3.Sessions en ateliers de travail

Plusieurs sessions d’ateliers de travail se déroulent autour des sujets qui ont été définis en amont par les participants. Des groupes de 5 à 15 personnes se forment. Lorsqu’ils se retrouvent en petits groupes, les participants ont la possibilité de désigner parmi eux un animateur et un secrétaire.

Le plus souvent, l’animateur est la personne qui a inscrit le sujet traité à l’ordre du jour mais toutes les possibilités sont ouvertes. Il a pour rôle l’animation des échanges.

Le secrétaire quant à lui a pour rôle la prise de notes des échanges et il sera en charge de les retranscrire sous forme de compte-rendu dans la salle des nouvelles.

Les participants débattent sur le thème qui les intéresse puis, une fois les échanges épuisés, de nouveaux groupes sont formés à leur initiative.

La clé du forum ouvert repose sur quatre principes et une loi :

  • La loi de la mobilité ou « loi des deux pieds » : si, pendant la réunion, des personnes estiment qu’elles n’apprennent rien ou n’apportent rien aux échanges, elles sont libres de faire usage de leurs pieds pour se rendre dans un endroit plus productif ou plus intéressant à leurs yeux.
  • « Les personnes présentes sont les bonnes personnes ». Aucun participant ne doit se sentir inutile, chacun a des choses à apporter au débat.
  • « Ça commence quand ça commence ». Aucun horaire strict n’est défini par les organisateurs au cours du forum ouvert, ce sont les participants eux-mêmes qui décident de commencer les débats lorsqu’ils le souhaitent et on considère que quel que soit le moment, c’est le bon moment.
  • « Quand c’est fini, c’est fini ». À l’inverse, les organisateurs s’engagent à respecter l’horaire de fin prévu.
  • « Ce qui arrive est ce qui devait arriver ». Les organisateurs n’interviennent au cours d’aucun débat et laissent librement les participants aller vers les directions qu’ils souhaitent donner au forum ouvert.

4. Salle des nouvelles et restitution des comptes-rendus en session plénière

La salle des nouvelles est un espace où sont installés des ordinateurs afin de permettre aux groupes de travail de retranscrire eux-mêmes sous forme de comptes-rendus leurs propositions (synthèse des points principaux) qui seront ensuite imprimées et affichées pour que tous les participants puissent en prendre connaissance.

5. Organisation de nouveaux ateliers
Au cours de la même journée et au cours d’une
seconde journée, de nouveaux ateliers sont organisés
avec les mêmes étapes que ci-dessus.
6. Session plénière de clôture
Session plénière de fin de forum ouvert : cercle
de clôture où tous les participants sont invités à
s’exprimer sur leur ressenti de la journée et sur les
propositions qui ont émergé.

EXPÉRIENCE

FORUM OUVERT DE TERRE ET CITÉ

1. CADRE

L’Association Terre et Cité a pour objectif de tisser des liens entre l’agriculture du Plateau de Saclay (au sud-est des Yvelines) et les habitants des villes alentour. Dans le cadre d’une opération d’intérêt national décrétée pour le Plateau de Saclay, un décret protège de l’urbanisation une zone naturelle agricole d’environ 2300 hectares. Terre et Cité a été chargée de définir un plan d’action pour cette zone de protection. En septembre 2012, l’association a donc lancé un cycle de concertation territoriale sur la question du rôle des espaces naturels et agricoles du Plateau de Saclay. Dans un premier temps, 70 acteurs clés du territoire ont été interrogés en entretien individuel. Puis Terre et Cité a souhaité recueillir plus largement les avis, les idées et les projets des habitants pour construire son plan d’action pour cette zone naturelle et agricole. Les participants ont été interrogés sur deux thèmes précis : l’alimentation et la découverte du territoire. Le forum ouvert a été choisi comme l’outil le plus adapté pour leur permettre de trouver ensemble des projets innovants sur ces deux thématiques.

2. EN PRATIQUE

L’information a été relayée dans toutes les communes du territoire, notamment par les journaux municipaux. Elle a également été diffusée par de nombreux autres réseaux et associations.

Ces deux forums ouverts ont rassemblé environ 200 personnes. Les participants étaient d’origines variées : élus, associatifs, agriculteurs, étudiants, habitants du territoire. C’est l’un des ingrédients qui a permis la réussite de ces deux journées.

Les participants de chacun des deux forums ouverts avaient, à chaque fois, une journée pour trouver des solutions concrètes aux questions :

  • « Comment développer une alimentation de qualité, plus locale ? »
  • Comment construire ensemble un territoire vivant et convivial ? Circulations douces, patrimoine, agriculture, biodiversité ».

Les participants s’installèrent dans un grand cercle le temps de définir une vingtaine de sujets. Les personnes qui le souhaitaient étaient invitées à se rendre au centre du cercle pour proposer des pistes de réflexion pour répondre à la question qui leur était posée. Les participants ne manquaient pas de créativité et rapidement, la place du marché (mur sur lequel étaient affichées les propositions) fut remplie. Pour le premier forum, on pouvait y voir : « installation de nouveaux agriculteurs », « méthanisation », « sensibilisation des élus » ou encore « offre en circuits courts : comment changer
d’échelle ? ». Pour le second forum ouvert, des participants avaient proposé notamment : « chantiers nature bénévoles », « créer une maison du territoire », « organiser un événement sportif d’envergure pour accroître la notoriété du Plateau de Saclay ».

Une fois toutes ces propositions affichées sur la place du marché, le planning de la journée était prêt. Les sujets étaient répartis en deux sessions de 10 ateliers. Les participants n’avaient alors plus qu’à choisir les sujets qui les intéressaient le plus
et à rejoindre les espaces de discussion associés. Certains groupes étaient composés de 15 personnes alors que d’autres ne comptaient que 3 ou 4 participants.
Peu importait le nombre, ce fut l’inventivité et l’enthousiasme qui permirent à chaque groupe d’élaborer des propositions constructives. Au bout d’une heure de discussion, une cloche retentissait pour indiquer aux participants qu’il était temps de conclure et de se diriger vers la salle des nouvelles (salle des ordinateurs) pour saisir leur compte-rendu.

À l’issue des deux sessions de discussion, tous les participants se retrouvaient en grand cercle pour que chaque groupe puisse faire un bref compte-rendu de ses échanges.

Suite à cela, les participants votaient pour les 4 projets qui leur semblaient les plus pertinents. Les sujets sélectionnés ont fait l’objet d’ateliers de suivi organisés ultérieurement pour définir plus précisément les modalités pratiques de mise en oeuvre de la proposition. Les comptes-rendus des forums ouverts et des ateliers de suivi ont été remis à tous les participants ainsi qu’aux financeurs (Communauté
d’agglomération, Région IDF, Etablissement public Paris Saclay).

Ces deux forums ouverts ont permis de sensibiliser les habitants à la question du rôle des espaces naturels et agricoles de leur territoire en les impliquant sur des réflexions pour mettre en place des projets concrets. Ils ont aussi été l’occasion de nombreuses rencontres riches entre acteurs qui n’avaient apparemment
pas de raison de se retrouver autour d’une table. Et enfin, ces deux forums ont fait émerger des projets soutenus par les premiers concernés, les habitants et acteurs du territoire.

TÉMOIGNAGE
FANNY LIÈVRE, Terre et Cité.

Pendant ces deux journées, il était frappant de voir à quel point l’enthousiasme des participants était essentiel pour avancer concrètement sur une problématique. Nombreux sont ceux qui m’ont semblés surpris qu’on leur demande leur avis et qu’un processus soit prévu pour que leurs propositions soient prises en compte et que l’on puisse passer à l’action. Quand on dit aux participants : « Voici la question qui nous rassemble. Maintenant, on écoute vos propositions et il ne tient qu’à vous que ces idées se concrétisent. », ils se sentent acteurs et responsables de la réussite du processus. C’est de là que vient leur enthousiasme. J’ai pu observer avec joie, encore une fois, que le forum ouvert, ça marche !

Avantages

  • Le forum ouvert est bien adapté à la gestion d’un grand nombre de participants et permet de rendre compte de résultats de façon assez rapide.
  • Le concept de liberté est au centre de la méthodologie et dans ce cadre, liberté d’expression, liberté d’organisation, égalité, informalité et franchise des échanges se traduisent souvent par un gain de créativité de la part des citoyens.
  • Liberté de choix des participants, autonomie.
  • Processus de rencontre et d’échange qui permet de faire émerger l’intelligence collective et la co-construction de propositions grâce à la mise en valeur de la créativité.

Limites

  • Une des limites majeures de ce type d’organisation réside aussi dans ses qualités : le manque d’organisation et de figure de « leader » afin de gérer le débat et en extraire des éléments clairs.
  • Risque de manque de neutralité des secrétaires.

Source  :
Livre Blanc sur le forum ouvert, 2012 Koehler Christine. Disponible sur Internet à l’adresse suivante : http://forum-ouvert.fr/