Coopération et partage autour des pratiques collaboratives

Co-Pomodoro, un format pour des rencontres à distance productives

Comment mener des réunions efficaces à distance ? Dans cet article qui fait suite à une publication précédente, Repenser les réunions pour des rencontres plus productives, je vous présente un format combinant plusieurs ingrédients pour des réunions en ligne qui soient vraiment productives.

 

 

Comment mener des réunions efficaces à distance ?

Avec le développement du télétravail, cette question se pose de plus en plus.

Pour les organisations qui se noient déja dans la réunionite, c’est une question qui va être de plus en plus importante. S’il est très facile de perdre du temps dans des réunions, avec la distance s’ajoute une complexité supplémentaire pour arriver à bien travailler ensemble.

Pour les télétravailleurs indépendants cette question est cruciale. Fatigue, tension nerveuse, chaque heure passée devant un écran a un coût.

Je vous propose ici un format que j’ai conçu spécifiquement pour les réunions à distance.

Conçu à partir de plusieurs influences, ce format a été testé avec succès à de nombreuses reprises avec des personnes d’horizons très divers et pas forcément adeptes régulière du travail à distance.

J’ai baptisé ce format « Co-Pomodoro », mot valise combinant « co » (Préfixe entrant dans la composition de nombreux mots où il indique l’association, la participation, la simultanéité) et « pomodoro » technique connue qui utilise contrainte de temps et objectif précis pour une meilleure efficacité.

Même s’il intéressant d’avoir des des compétences d’animation ou de facilitation, ce format peut être utilisé par tous, sans connaissances ou compétences particulières.

Présentation de la technique Pomodoro

Avant de rentrer dans le détail voici un description de la technique Pomodoro qui a servi de base à ce format. Comme l’explique Wikipédia,

La technique Pomodoro est une technique de planification développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Cette méthode se base sur l’usage d’un minuteur permettant de respecter des périodes de 25 minutes appelées pomodori (qui signifie en italien « tomates »). Ces différentes périodes de travail sont séparées par de courtes pauses. Proches des concepts de cycles itératifs et des méthodes de développement agiles, utilisées dans le développement de logiciel, la méthode est utilisée pour la programmation en binôme. La méthode a pour principale idée que des pauses régulières favorisent l’agilité intellectuelle.

La technique se présente sous la forme de cinq étapes :

  1. décider de la tâche à effectuer ;
  2. régler le pomodoro (minuteur) sur 25 minutes ;
  3. travailler sur la tâche jusqu’à ce que le minuteur sonne et la noter comme faite ;
  4. prendre une courte pause (5 minutes) ;
  5. tous les quatre pomodori prendre une pause un peu plus longue (15-20 minutes).

https://fr.wikipedia.org/wiki/Technique_Pomodoro

Pour plus d’information sur la technique, voyez aussi :

http://www.test4u.fr/2012/01/07/la-technique-pomodoro/

Ingrédients du Co-Pomodoro

Pour éviter que vous recopiez bêtement la recette sans en comprendre les points importants, je livre d’abord les ingrédients choisis et la raison de ce choix. En comprenant leur rôle vous pourrez en remplacer certains avec vos propres ingrédients.

Ingrédient 1 : invitation

Souvent négligé l’invitation est un des ingrédients les plus importants. Il permet d’indiquer aux participants pourquoi ils devraient être là et comment va se dérouler la rencontre.

Si les participants ont le choix de venir ou non, l’invitation leur donne des clés pour savoir ce que leur présence à la réunion va leur apporter et ceux que eux mêmes pourront apporter à la rencontre.

Celui qui lance l’invitation à une certain légitimité de proposer une format particulier. Si c’est le cas, il est intéressant de proposer les règles du jeu en amont en lançant l’invitation.

Clarifier bien votre intention avant de lancer l’invitation. Pourquoi nous réunissons nous ? Quel est le but ? La durée ? La méthode ? Pour que ce soit clair pour les autres, il faut que ce soit d’abord clair pour vous.

Ingrédient 2 : Check-in/Ouverture/inclusion

Les facilitateurs Art of Hosting (une approche de facilitation de rencontre très reconnue) utilisent beaucoup la notion de check in et de check out (que je traduis par ouverture/inclusion et cloture/séparation).

Le check-in est le moment où les participants s’intègrent dans le groupe et le moment présent pour travailler ensemble autour d’un objectif commun.

Ce moment est particulièrement important, car il permet à chacun de se mettre en phase, de s’aligner avec le groupe et d’être vraiment dans ce que l’on fait.

Pour l’ouverture j’utilise la technique de la météo intérieure. Très simple et néanmoins très puissante, cette technique consiste à partager avec le groupe son état d’esprit du moment sous forme de météo.

Quelle couleur de ciel êtes vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelque nuages ? Est ce que vous êtes embrumé parce que vous avez fini un projet très tard la nuit dernière et que vous n’avez pas assez dormi ?

Ce moment d’ouverture/inclusion a deux avantages :

  • il permet à la personne qui parle de « laisser ses bagages à l’entrée », c’est à dire sortir ce qui lui pèse, ce qu’elle peut avoir en tête ou sur le cœur. En verbalisant ce qu’on a en soi et en se sentant accepté on peut ensuite être pleinement dans la rencontre et s’y consacrer entièrement.
  • il permet au groupe d’avoir un contexte pour la discussion. Si je sais que tu n’as pas assez dormi ou que tu as un projet en retard, je comprendrai mieux tes impatiences, signes d’irritation ou ton manque de participation. C’est particulièrement important à distance ou tout un tas de signaux non verbaux ne sont pas présents.

Comme la technique « Souvenir du futur » (voir cet article sur la co-création d’un kit d’évènements co-créatifs) ce format est intéressant car il permet à chacun de partager un peu de sa personnalité tout en gardant un contrôle complet sur ce que l’on livre de soi. On peut ainsi choisir de livrer des choses très personnelles ou bien rester général sans avoir besoin de trop se dévoiler.

Sur les Check in et Check out lisez http://www.co-creative-recipes.cc/recipes/check-in-check-out/ (en anglais)

Ingrédient 3 : contrainte de temps et cycle de travail

Avez vous déja assisté à une réunion de travail prévue pour durer 2h, mais qui déborde, empêchant de planifier d’autres taches et qui au final fait perdre une demi journée ?

La loi de Parkinson stipule que « Un travail s’étend jusqu’à occuper tout le temps qui lui est imparti ». C’est à dire que si vous planifiez une réunion de deux heures pour un travail, ce travail sera fait en deux heures, même si une seule aurait suffit. Si aucune durée n’est précisée, cela peut durer indéfiniment…

Sans aller dans l’excès une certaine contrainte de temps est donc utile et force à avancer et à faire des choix.

De plus le fait que tout le monde sache que le temps prévu ne sera pas dépassé augmente la motivation de participer.

Pour la gestion du temps et des cycles de travail j’ai donc adapté la technique Pomodoro pour un travail en ligne.

Dans la technique originale, le temps de chaque cycle est de 25 minutes. En travail en groupe ce temps est bien trop court pour arriver à la fois à se mettre dedans et à produire quelque chose.

D’un autre coté, une heure de travail à distance commence à faire beaucoup et au delà l’attention décline. 45 minutes, c’est plus long qu’un Pomodoro classique, mais assez court pour forcer le groupe à faire des choix et devoir être efficace pour avancer.

Ingrédient 4 : pause

La pause est un élément important, particulièrement à distance où on est obligé de focaliser attentivement sur l’écoute pour compenser l’absence de contact direct et ou la fixation de l’écran crée de la fatigue nerveuse.

Comme je le disais dans l’article sur la co-création d’un kit d’évènements co-créatifs :

Accepter qu’une pause est un moment à part entière de la rencontre c’est reconnaitre que nous ne sommes pas des machines ou des cerveaux sur pattes, mais des humains avec un corps, vivant, avec ses propres besoins, que nous avons une capacité d’attention limitée et qu’il est utile de se laisser un temps libre pour mieux repartir avec l’esprit clair.

Pendant la pause, il est possible d’aller au toilette, boire, fumer une cigarette, marcher, s’étirer, fermer les yeux, …

Ingrédient 5 : Check out /clôture

Les facilitateurs Art of Hosting insistent sur l’importance de bien conclure la rencontre. C’est le moment ou le groupe se sépare et les individus retournent à leur routine. Bien finir permettra de bien reprendre la prochaine fois.

Je n’ai pas encore de format check out précis, mais généralement 5 minutes avant la fin, nous faisons un petit bilan de ce qu’il reste à faire, qui va faire quoi et fixons une date pour la prochaine rencontre.

 

Ingrédient 6 : Prise de note collaborative

Pad de co-écriture, Google Doc, Mindmap en ligne. Le choix est le votre, mais dans tous les cas il vraiment intéressant d’avoir un outil de prise de note à plusieurs et en direct.

Créer le compte rendu en direct évite d’avoir y revenir péniblement plus tard et permet aussi à chacun de le corriger sur le moment.

Le compte rendu permet ensuite à ceux qui n’étaient pas présent de revoir ce qui s’est passé mais peut aussi servir de fil conducteur entres les rencontres, garder une trace des choses à faire et de qui les fait.

Si au départ il est intéressant de désigner un « scribe » chargé de prendre les notes (avec possibilité de faire tourner le rôle à chaque réunion), pour les groupes « matures » la prise de note collaborative marche généralement bien avec un souvent une ou deux personnes plus à l’aise ou spontanément impliquées dans la prise de note.

 

Recette du Co-Pomodoro

Invitation

Annoncer clairement intention : but, format, durée de la rencontre

Ouverture

Pour se mettre tous en phase et rentrer dans la réunion, commencer par un tour du cercle, où chacun donne brièvement sa“météo intérieure”. Quelle couleur de ciel êtes vous aujourd’hui ? Plutôt en mode « grand ciel bleu » ou quelques nuages ?

Pomodoro 1 :

45 min de travail. Un chrono est mis en place. au bout de 45 min, on arrête, même si la discussion était intéressante.

pause :

5 min de pause. On se déconnecte, on va cherche un café, on marche un peu, on respire avant de reprendre

Pomodoro 2 :

45 min de travail, 5-10 min avant la fin on fait le bilan, liste des choses à faire, on fixe la prochaine réunion

Cloture :

5 minutes pour planifier la prochaine rencontre, vérifier la répartition des taches, se dire au revoir.

fin de la rencontre

 D’autres techniques de réunion efficaces en ligne ?

Même si le télétravail existe depuis longtemps on ne trouve pas beaucoup de formats de rencontres spécifiquement adaptés pour des réunions en ligne.

Le Co-Pomodoro, format assez court pour être programmé régulièrement et assez long pour avoir le temps de travail donne un cadre qui facilite une interaction productive.

Cette trame peut être modifié avec vos propres ingrédients. Par exemple, les séquences pomodore peuvent être elle avec un format particulier d’animation, de prise de paroles, de réflexion ou d’action collective.

Si vous connaissez d’autres recettes ou ingrédients pour faciliter la cohésion et le contact à distance tout en minimisant la fatigue lié au fait d’être devant un écran, laissez un commentaire.

 

 

temps de rédaction : 5h30

 

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